بین جمعی از کارکنان باتجربه ولی تازه استخدام یک سازمان دولتی، بعدازظهر داغ تابستانی در ماه رمضان، درباره حل مسأله کلاسی برقرار بود. برای پیش‌گیری از خوابیدن حاضرین در کلاس به دلیل سرفصل‌های کسل‌کننده و بی‌فایده جزوه حل مسأله (مصوب سازمان مدیریت دولتی)، با رویکرد فرار به جلو تصمیم گرفتم کمی اطلاعات آنها را پیرامون خلاقیت و TRIZ تحریک کنم.
بعد از نیم ساعت بحث درباره تعریف مسأله از تک تک حاضرین در کلاس خواستم یک مسأله موجود در اطراف خود را مثال بزنند. هدفم این بود که به عنوان تمرین کلاسی و با توجه به مطالب بیان شده پیرامون تعریف مسأله، یک مسأله واقعی را از محیط کار یا زندگی خود شناسایی و با ادبیات تعریف مسأله در تریز بیان کنند.
نوبت رسید به مدیر روابط عمومی که اتفاقا باتجربه هم بود. جوانی پرمایه هم در ظاهر و هم در باطن. خوشبختانه طرح مسأله طنزگونه ایشان علاوه بر شکستن فضای خواب‌آلود کلاس، توجه همه را بیشتر به تعریف مسأله جلب کرد.
فضای کنفرانسی کلاس، ایشان رو در یک رأس و بنده رو در رأس دیگر چیدمان بیضی‌گونه صندلی‌ها قرار می‌داد.
مسأله را این گونه تعریف کردند:
«ما در واحد روابط عمومی هستیم. متشکل از 20 نفر که 5 خبرنگاریم. مشکل ما کمبود جا و نامناسب بودن فضای اداری است. به دلیل الزام شغلی، فضای اداری ما باید در همسایگی اتاق ریاست باشد. پیامد آن، تردد بیش از حد، سر و صدای تعاملات برون‌سازمانی، ترددهای طبیعی واحد ریاست و در کنار این‌ها مسأله کمبود جا، همه پرسنل و به ویژه خبرنگاران را به ستوه آورده است.
یادآوری مدام موضوع به رؤسا هم با شنیدن یک چشم و لبخندی پرمعنا همراه است. معنایش این است که دلتان را خوش نکنید چون این ساختمان جای خالی برای جابه‌جایی شما ندارد! و البته واقعا خود ما هم جایی را در ساختمان سراغ نداریم که به درد ما بخورد!»
این قسمت را با چنان آه و ناله‌ای تعریف کرد که اگر امکاناتی در اختیار داشتم بدون شک برای ایشان یک طرح توسعه مصوب می‌کردم.
صحبت وی تمام شد و نوبت به من رسید. باید بنا بر ادعای خودم سعی می‌کردم با اصلاح بیان مسأله، کمی در تعریف مسأله بهبود ایجاد کنم. ذهنیتی نداشتم! ولی از او پرسیدم: شما وضع موجود را خوب تشریح کردید ولی از وضع مطلوبتان چیزی نگفتید!
ادامه دادند: «من اگر 2 متر جا داشته باشم که برای مواقع لازم بچه‌ها بتوانند حداقل برای نوشتن محتوای خبری در یک جای ساکت و راحت تمرکز کنند کفایت می‌کند! ما که چیز زیادی نمی‌خواهیم»
نوبت من شد!
پرسیدم: «پس به این ترتیب ما با چند خواسته متضاد روبه‌رو هستیم!»
- هم شما باید نزدیک اتاق ریاست باشید، هم نباشید!
- محل کار شما هم باید تحمل سر و صدا داشته باشد، هم نداشته باشد!
ایشان به همراه چند نفر دیگر از همکارانشان که در کلاس حضور داشتند به اتفاق پاسخ دادند: «دقیقا! همینطور است و خندیدند.»
من که هدفم از این تمرین فقط صحبت راجع به چیستی تریز بود، انگار از جیب ساعتی ذهنم یکی از اصول ابداعی تریز بیرون پرید.
به آقای مدیر گفتم: «یکی از اصول ابداعی تریز به نام اصل کیفیت موضعی می‌گوید سعی کنید مسأله را فقط برای بخشی از موضوع حل کنید! یعنی اگر نمی‌توان برای همه 20 نفر شما فضای اداری جدید پیدا کرد، آیا نمی‌شود برای 2 نفر از شما یک اتاق کوچک ساکت و دنج (حتی یک زیرپله) اختصاص داد تا مواقعی که نیاز به نوشتن و تمرکز دارید نفرات مربوطه به راحتی به آن اتاق مراجعه کنند؟»
مدیر با لبخند پاسخ داد: «چرا نمی‌شود. اتفاقا چنین فضایی همین حالا در دسترس است!»
گفتم: «خب! به همین می‌گویند تغییر در تعریف مسأله که منجر به پیدا شدن راه حل می‌شود. تریز از اینجا شروع می‌شود.»
تا وقتی که ما برای مدیران بالادستی مسائلی مطرح می‌کنیم که پر از تضاد هستند، نباید توقع داشته باشیم که آنها بین همه مشغله‌هایشان بنشینند و یک راه حل مطلوب تقدیم ما کنند!
ولی اگر مسأله را بشکافیم و پیشنهاد وضع مطلوبمان را هم کنارش بگذاریم، فقط به اندازه یک امضا برای آن مدیر زحمت ایجاد کرده‌ایم. که معمولا دست‌یافتنی است.